Đăng ký người phụ thuộc đúng cách giúp giảm đáng kể số thuế thu nhập cá nhân phải nộp hàng tháng, nhưng nhiều người vẫn chưa rõ ai đủ điều kiện là người phụ thuộc, cần giấy tờ gì và đăng ký ở đâu. Bài viết tổng hợp đầy đủ các quy định cần nắm năm 2026.
1. Người phụ thuộc gồm những ai?
Theo quy định về thuế TNCN, người phụ thuộc là những cá nhân mà người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng, bao gồm hai nhóm chính:
- Con: con dưới 18 tuổi; hoặc con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động; hoặc con đang theo học tại các bậc học (kể cả đại học, cao đẳng, học nghề) và không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng không vượt mức quy định.
- Người khác trong gia đình: vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ (kể cả cha mẹ vợ, cha mẹ chồng); ông bà nội, ông bà ngoại; anh, chị, em ruột và một số đối tượng khác mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng — với điều kiện những người này đã hết tuổi lao động hoặc trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động, đồng thời không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng không vượt mức quy định.
2. Mức giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc
Mỗi người phụ thuộc đủ điều kiện và đã đăng ký hợp lệ được giảm trừ 6,2 triệu đồng/tháng vào thu nhập tính thuế của người nộp thuế. Người có càng nhiều người phụ thuộc, thu nhập tính thuế càng giảm, số thuế phải nộp càng thấp.
3. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc
Để đăng ký giảm trừ, người nộp thuế cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh quan hệ nhân thân và tình trạng thu nhập, thường gồm:
- Bản sao giấy khai sinh (đối với con), giấy chứng nhận kết hôn (đối với vợ/chồng), hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ huyết thống, nuôi dưỡng đối với các đối tượng còn lại.
- Giấy xác nhận khuyết tật, mất khả năng lao động (nếu có) do cơ quan y tế hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Cam kết hoặc xác nhận về việc không có thu nhập hoặc thu nhập không vượt mức quy định (áp dụng với con trên 18 tuổi đang học và các thân nhân trong độ tuổi lao động).
- Mỗi người phụ thuộc phải được cấp mã số thuế người phụ thuộc trước khi được chấp nhận giảm trừ chính thức.
4. Thủ tục đăng ký
Người lao động thường đăng ký người phụ thuộc thông qua cơ quan chi trả thu nhập (công ty đang làm việc), nộp hồ sơ và mẫu đăng ký người phụ thuộc để công ty tổng hợp gửi cơ quan thuế cấp mã số thuế. Trường hợp không thông qua cơ quan chi trả thu nhập, người nộp thuế có thể tự đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế quản lý.
5. Thời điểm tính giảm trừ
Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc được tính kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, nếu người nộp thuế đăng ký hồ sơ đúng thời hạn quy định. Nếu đăng ký muộn, việc giảm trừ chỉ được tính từ tháng nộp đủ hồ sơ hợp lệ, không được truy tính lùi lại cho các tháng trước đó. Vì vậy, nên đăng ký người phụ thuộc càng sớm càng tốt ngay khi phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng (ví dụ khi sinh con, khi cha mẹ hết tuổi lao động và không có thu nhập).
6. Lưu ý quan trọng
- Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng một thời điểm. Ví dụ hai vợ chồng cùng đi làm không được cùng đăng ký giảm trừ cho một người con.
- Nếu có thay đổi về người phụ thuộc (con đủ 18 tuổi và có thu nhập, người phụ thuộc qua đời, thay đổi nơi đăng ký...), người nộp thuế phải thông báo điều chỉnh kịp thời để tránh sai sót khi quyết toán thuế cuối năm.
- Việc kê khai sai hoặc gian dối thông tin người phụ thuộc để trốn thuế có thể bị xử lý theo quy định pháp luật về thuế.
Thông tin trong bài mang tính chất tham khảo, không thay thế tư vấn thuế chính thức. Hồ sơ và thủ tục cụ thể có thể khác nhau tùy từng trường hợp, vui lòng liên hệ cơ quan thuế hoặc bộ phận nhân sự để được hướng dẫn chi tiết.